Je Wkb-dossier automatisch laten vullen
Sinds de Wet kwaliteitsborging moet je aantonen dat je hebt gebouwd wat er is afgesproken. In de praktijk betekent dat honderden foto's, keuringen en productbladen die iemand moet verzamelen en sorteren. Dat sorteerwerk kun je laten doen. Het tekenen blijft mensenwerk.
Waarom het Wkb-dossier zoveel tijd kost
Het probleem is zelden dat er te weinig wordt vastgelegd. Er wordt juist heel veel gefotografeerd. Het probleem is waar die foto's belanden: in appgroepen, in de camerarol van drie uitvoerders en in een map die iemand ooit heeft aangemaakt. Bij oplevering moet dan iemand terug door maanden aan berichten om te achterhalen welke wapeningsfoto bij welk bouwdeel hoort.
Dat is administratie die pas gedaan wordt als de druk hoog is, meestal in de avonduren, door de persoon die het minst kan missen. Precies het type werk waar automatisering wel iets oplost, omdat het herhaalbaar is en de regels helder zijn. De bredere afweging welke taken je als eerste aanpakt staat in de hoofdgids over AI voor bouwbedrijven.
Wat AI hier wel en niet doet
Dit gaat automatisch
- Foto's uit appgroepen en bouwapps binnenhalen en aan het juiste project koppelen.
- Herkennen om welk bouwdeel of welke fase het gaat en er een omschrijving bij zetten.
- Alles in de vaste hoofdstukindeling van je opleverdossier plaatsen.
- Melden welk bewijsmateriaal nog ontbreekt, terwijl het nog te maken is.
- Productbladen en certificaten uit leveranciersmails eruit vissen en meenemen.
Dit blijft bij jou
- Beoordelen of het werk zelf goed is uitgevoerd.
- De rol van de kwaliteitsborger. Die is wettelijk belegd bij een mens.
- Bepalen wat voor dit project voldoende onderbouwing is.
- Tekenen voor het dossier bij oplevering.
Van foto op de bouw naar dossier
- Stap 01
Vastleggen op de bouw
De AI. De uitvoerder stuurt een foto via WhatsApp of de bouwapp. Meer hoeft hij niet te doen.
De mens beslist. Jij spreekt af welke momenten altijd op de foto gaan: wapening, leidingwerk, isolatie, luchtdichting.
- Stap 02
Herkennen en labelen
De AI. Bepaalt project, bouwfase en onderdeel uit de foto, de afzender en het tijdstip, en schrijft er een korte omschrijving bij.
De mens beslist. Bij twijfel komt de foto in een bakje 'even checken' in plaats van dat er iets wordt gegokt.
- Stap 03
In het dossier zetten
De AI. Hangt het bestand in het juiste hoofdstuk van het opleverdossier, met datum en locatie.
De mens beslist. De kwaliteitsborger bepaalt hoe die hoofdstukindeling eruitziet.
- Stap 04
Gaten signaleren
De AI. Ziet dat er van bouwdeel C geen wapeningsfoto is en meldt dat vóór de stort, niet bij oplevering.
De mens beslist. Jij beslist of je alsnog laat fotograferen of een andere onderbouwing kiest.
- Stap 05
Dossier opmaken
De AI. Zet het complete dossier klaar als pdf of exportmap, inclusief inhoudsopgave en productdocumentatie.
De mens beslist. De verantwoordelijke leest het door en tekent. Altijd een mens.
Wkb-software of een eigen koppeling
| Route | Wat het kost | Wanneer het past | Waar het misgaat |
|---|---|---|---|
| Mappen en discipline | 0 euro | Eén of twee Wkb-projecten per jaar met een vaste uitvoerder. | Zodra het druk wordt op de bouw. Dan verdwijnen foto's alsnog in de camerarol. |
| Wkb-software van de plank | 50 - 200 euro p/m | Je werkt met vaste projecttypen en wilt vooral een nette dossierstructuur. | Iemand moet nog steeds handmatig uploaden en labelen, en de bouw moet in een extra app gaan werken. |
| Koppeling op je eigen bouwsoftware en WhatsApp | 4.000 - 9.000 eenmalig, 250 - 500 p/m | Meerdere Wkb-projecten tegelijk en uitvoerders die niet in een extra systeem gaan typen. | Als de dossierindeling niet vooraf is vastgelegd. Dan sorteert het systeem netjes naar de verkeerde hoofdstukken. |
De volledige kostenopbouw, inclusief de posten die meestal buiten de offerte vallen, staat in de prijsgids voor AI in de bouw. Wil je eerst het proces aanpakken dat direct omzet raakt, begin dan bij offertes en calculatie.
Wat je nodig hebt voordat je begint
- Een vaste dossierindeling die je met je kwaliteitsborger hebt doorgenomen. Zonder die indeling weet een systeem niet waar iets heen moet.
- Een lijst met vastlegmomenten per projecttype: welke bouwdelen altijd op de foto gaan en op welk moment.
- Eén kanaal waar de bouw in vastlegt. WhatsApp mag prima, mits het er maar één is en niet drie appgroepen naast elkaar.
- Eén verantwoordelijke voor het dossier. Iemand die wekelijks tien minuten door de meldingen loopt en aftekent.
Waar het misgaat
Achteraf reconstrueren
Pas bij oplevering aan het dossier beginnen. Dan ben je maanden aan appgeschiedenis aan het uitpluizen, en ontbrekend bewijs kun je niet meer maken omdat het bouwdeel dicht zit.
Niemand tekent
Het dossier vult zich automatisch, dus iedereen gaat ervan uit dat het klopt. Zet één naam op de wekelijkse controle, anders staat er straks een keurig dossier met gaten in.
Een extra app erbij
Uitvoerders die al in drie systemen werken gaan er geen vierde bij gebruiken. Sluit aan op wat ze nu al doen, meestal foto's sturen, in plaats van er een handeling bovenop te leggen.
